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Dans les sociétés anonymes (SA), le vote par correspondance des membres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance avant la tenue des réunions est désormais autorisé et la tenue des réunions des conseils d’administration ou de surveillance par voie dématérialisée est facilitée.
Vote par correspondance
Le vote par correspondance des membres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance de SA avant la tenue des réunions a été autorisé par une loi du 13 juin 2024, sous réserve que les statuts le prévoient.
Pour permettre cette nouvelle modalité de vote, les SA devront donc modifier leurs statuts.
En pratique, les membres du conseil d’administration ou de surveillance qui souhaiteront voter par correspondance, et donc par anticipation, devront adresser leur vote au moyen d’un formulaire prévu à cette fin. À ce titre, les mentions que doivent comporter ce formulaire viennent d’être précisées, ce qui permet donc à cette mesure de pouvoir effectivement s’appliquer.
Ainsi, le formulaire de vote par correspondance doit permettre un vote sur chacune des décisions, dans l’ordre figurant dans la convocation à la réunion du conseil. En outre, il doit offrir à l’administrateur ou au membre du conseil de surveillance la possibilité d’exprimer, sur chaque décision, un vote favorable ou défavorable ou sa volonté de s’abstenir de voter. Il doit également comporter un espace offrant au membre du conseil d’administration ou de surveillance la possibilité d’expliquer sa position. Enfin, il doit indiquer la date avant laquelle il doit être reçu par le conseil d’administration ou de surveillance pour qu’il en soit tenu compte.
Le texte des décisions proposées et les documents nécessaires à l’information des membres du conseil d’administration ou de surveillance doivent être annexés au formulaire.
L’administrateur ou le membre du conseil de surveillance doit porter sur le formulaire ses nom et prénoms usuels ainsi que sa signature, le cas échéant, électronique.
En pratique : le formulaire peut être transmis par la société aux membres du conseil d’administration ou de surveillance et peut être renvoyé par ces derniers à la société par voie électronique.
Participation à distance
Autre nouveauté introduite par la loi du 13 juin dernier, par principe, les membres des conseils d’administration ou de surveillance de société anonyme (SA) peuvent désormais participer aux réunions du conseil par un moyen de télécommunication, et ce quel que soit l’objet de la réunion, sauf si les statuts ou le règlement intérieur prévoient le contraire. Autrement dit, si les statuts ou le règlement intérieur ne prévoient rien en la matière, la participation par télécommunication est, par principe, possible en toute hypothèse.
Rappelons que jusqu’alors, la participation à distance aux réunions du conseil d’administration ou de surveillance n’était possible que si les statuts ou le règlement intérieur l’autorisaient. Et une participation à distance était exclue lorsque le conseil d’administration siégeait pour établir les comptes annuels, le rapport de gestion, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe ou lorsque le conseil de surveillance siégeait pour vérifier ces documents établis par le directoire.
En pratique : le moyen de télécommunication utilisé (en général, la visioconférence) doit transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
